Privaatsus- ja isikuandmete töötlemise poliitika

Privaatsus- ja isikuandmete töötlemise poliitika
Ukraina Organisatsioonide Assotsiatsioon Eestis

Jõustumise kuupäev: 01.01.2026
Viimati uuendatud: 16.08.2026
Versioon: 2.0

1. Üldsätted
Ukraina Organisatsioonide Assotsiatsioon Eestis MTÜ, edaspidi „UOAE“, „assotsiatsioon“ või „meie“, austab inimeste privaatsust ja suhtub isikuandmete kaitsesse vastutustundlikult.

Töötleme isikuandmeid kooskõlas:

Euroopa Parlamendi ja nõukogu isikuandmete kaitse üldmäärusega (EL) 2016/679 (GDPR);
Eesti Vabariigi isikuandmete kaitse seadusega;
teiste Euroopa Liidu ja Eesti Vabariigi õigusaktidega, mida kohaldatakse UOAE tegevusele.
Käesolevas poliitikas selgitame:

milliseid isikuandmeid me töötleme;
millistest allikatest me neid saame;
millisel eesmärgil ja õiguslikul alusel me neid kasutame;
kellele võidakse andmeid edastada;
kui kaua andmeid säilitatakse;
millised õigused on inimesel seoses oma isikuandmetega.
Poliitikat kohaldatakse veebilehele ukraine.ee, UOAE tegevusele, üritustele, projektidele, programmidele, uudiskirjadele, annetuste kogumisele ning koostööle liikmesorganisatsioonide, partnerite, vabatahtlike ja teiste isikutega.

UOAE liikmesorganisatsioonid võivad olla iseseisvad vastutavad töötlejad ning vastutada eraldi isikuandmete eest, mida nad koguvad ja töötlevad oma tegevuse raames.

2. Vastutav töötleja
Ukraina Organisatsioonide Assotsiatsioon Eestis MTÜ

Registrikood: 80127690
Aadress: Harju maakond, Tallinn, Kesklinna linnaosa, Nafta tn 6-2, 10120, Eesti
E-post: info@ukraine.ee
Telefon: +372 5350 0609
Veebileht: https://ukraine.ee

Isikuandmete töötlemise või oma õiguste kasutamisega seotud küsimustes palume võtta meiega ühendust aadressil:

info@ukraine.ee

UOAE ei ole määranud eraldi andmekaitsespetsialisti, välja arvatud juhul, kui sellise isiku määramise kohustus tekib GDPR-i artikli 37 alusel.

3. Milliseid isikuandmeid me töötleme
Sõltuvalt inimese suhtest UOAE-ga võime töödelda järgmisi isikuandmete kategooriaid.

3.1. Kontakt- ja identifitseerimisandmed
ees- ja perekonnanimi;
organisatsiooni nimi ja ametikoht;
e-posti aadress;
telefoninumber;
postiaadress;
suhtluskeel;
allkiri;
muud isiku vabatahtlikult esitatud kontaktandmed.
3.2. Liikmesorganisatsioonide ja nende esindajate andmed
organisatsiooni ametlik nimi ja registriandmed;
juhatuse liikme või volitatud esindaja nimi ja kontaktandmed;
liikmeks astumise avaldused, otsused, protokollid ja volikirjad;
liikmesusega seotud teave;
üldkoosolekute, hääletuste ja juhatuse töö korraldamiseks vajalik teave;
UOAE tegevusega seotud kirjavahetus.
3.3. Üritustel, programmides ja projektides osalejate andmed
nimi ja kontaktandmed;
vanus või vanuserühm;
organisatsioon või kollektiiv, mida osaleja esindab;
registreerimise ja osalemisega seotud andmed;
transpordi, toitlustamise või muude korralduslike vajadustega seotud teave;
üritustel tehtud foto-, video- ja helisalvestised;
rahastajatele aruandluse esitamiseks vajalik teave.
3.4. Laste andmed
Lasteürituste ning haridus-, kultuuri- ja noorteprogrammide korraldamisel võime töödelda:

lapse ees- ja perekonnanime;
vanust või sünniaega, kui see on vajalik;
lapsevanema või seadusliku esindaja kontaktandmeid;
üritusel, koolis, kollektiivis või väljasõidul osalemisega seotud teavet;
foto- ja videomaterjale;
lapse turvalisuse tagamiseks vajalikku teavet.
Kogume ainult neid laste andmeid, mis on konkreetse tegevuse korraldamiseks vajalikud. Kui seda nõuab seadus või andmetöötluse laad, küsime lapsevanema või seadusliku esindaja nõusolekut.

3.5. Annetajate ja annetustega seotud andmed
annetaja ees- ja perekonnanimi;
kontaktandmed;
annetuse summa, kuupäev, eesmärk ja makseviis;
pangaväljavõttes sisalduvad panga- või makseandmed;
raamatupidamiseks ja maksuarvestuseks vajalik teave;
annetusega seotud kirjavahetus.
UOAE ei saa ega säilita maksekaardi täielikke andmeid, kui makse tehakse panga või välise makseteenuse osutaja kaudu.

Kui annetus tehakse Meta, panga või muu välise teenuse kaudu, võib vastav teenuseosutaja töödelda isikuandmeid ka oma privaatsuspoliitika alusel.

3.6. Kirjavahetus ja pöördumised
Võime säilitada:

e-kirju;
kontaktivormi kaudu saadetud sõnumeid;
sotsiaalmeedia kaudu saadetud pöördumisi;
kaebusi, taotlusi ja neile lisatud dokumente;
teavet, mille inimene on vabatahtlikult edastanud telefoni teel või isikliku vestluse käigus.
Palume mitte saata konfidentsiaalseid ega eriliiki isikuandmeid, kui need ei ole konkreetse küsimuse lahendamiseks vajalikud.

3.7. Töötajate, vabatahtlike, teenuseosutajate ja kandidaatide andmed
kontakt- ja identifitseerimisandmed;
elulookirjeldus, haridus ja töökogemus;
täidetavate ülesannetega seotud teave;
lepingud, makse- ja raamatupidamisdokumendid;
vabatahtliku tegevuse või töösuhte korraldamiseks vajalik teave.
3.8. Tehnilised andmed
Veebilehe külastamisel võidakse töödelda:

IP-aadressi;
külastuse kuupäeva ja kellaaega;
brauseri, operatsioonisüsteemi ja seadme tüüpi;
külastatud lehekülgi;
turvalisusega seotud tehnilisi logisid;
keele-eelistusi;
küpsiseid ja sarnaseid tehnoloogiaid.

4. Eriliiki isikuandmed
Üldjuhul ei palu UOAE esitada tervise, puude, usuliste või poliitiliste veendumuste, etnilise päritolu ega muid eriliiki isikuandmeid.

Selliseid andmeid võidakse töödelda ainult juhul, kui see on tõepoolest vajalik, näiteks inimese turvalise osalemise tagamiseks, eritoitlustuse korraldamiseks, ruumide ligipääsetavuse tagamiseks või abi osutamiseks.

Sellistel juhtudel toimub töötlemine andmesubjekti selgesõnalise nõusoleku, tema või teise isiku eluliste huvide kaitsmise või muu GDPR-i artiklis 9 sätestatud õigusliku aluse põhjal.

5. Isikuandmete allikad
Võime saada isikuandmeid:

otse inimeselt;
lapsevanemalt või seaduslikult esindajalt;
liikmesorganisatsioonilt või selle volitatud esindajalt;
ühise ürituse korraldajalt või partnerilt;
pangalt, makseteenuse või annetuskeskkonna pakkujalt;
avalikest ametlikest allikatest ja riiklikest registritest;
sotsiaalmeediast, kui inimene pöördub UOAE poole või suhtleb meie sotsiaalmeediakontoga;
riigiasutuselt või rahastajalt seaduses või projekti tingimustes ette nähtud juhul.
Kui isikuandmeid ei ole saadud otse inimeselt, anname talle GDPR-i artikli 14 kohase teabe, välja arvatud juhul, kui kohaldub õigusaktis ette nähtud erand.

6. Töötlemise eesmärgid ja õiguslikud alused
Töötleme isikuandmeid üksnes kindlaksmääratud eesmärgil ja asjakohase õigusliku aluse olemasolul.

6.1. Nõusolek
Nõusoleku alusel võime:

saata uudiskirju ja muid teavitusi;
avaldada isikustatud fotosid ja videoid, kui nõusolek on vajalik;
töödelda teatud lastega seotud andmeid;
kasutada mittevajalikke analüütilisi või turundusküpsiseid;
töödelda eriliiki isikuandmeid, kui see on vajalik.
Nõusoleku võib igal ajal tagasi võtta. Nõusoleku tagasivõtmine ei mõjuta enne tagasivõtmist toimunud töötlemise seaduslikkust.

6.2. Lepingu täitmine või inimese taotlusel tehtavad lepingueelsed toimingud
Sellel alusel töötleme andmeid, mis on vajalikud:

üritusele või programmi registreerimiseks ja selles osalemiseks;
koostöö korraldamiseks;
lepingute sõlmimiseks ja täitmiseks;
töötajate, teenuseosutajate ja vabatahtlikega seotud tegevuseks;
inimese taotluse menetlemiseks enne lepingu sõlmimist.
6.3. Juriidilise kohustuse täitmine
Sellel alusel töötleme andmeid:

raamatupidamis- ja maksuarvestuseks;
tööõiguslike nõuete täitmiseks;
kohustusliku aruandluse esitamiseks;
riigiasutuste õiguspäraste nõuete täitmiseks;
dokumentide säilitamiseks seaduses ettenähtud tähtaja jooksul.
6.4. UOAE või kolmanda isiku õigustatud huvi
Õigustatud huvi alusel võime:

vastata pöördumistele ja pidada tööalast kirjavahetust;
korraldada assotsiatsiooni tegevust ja suhelda liikmesorganisatsioonidega;
hoida suhteid partnerite, annetajate ja vabatahtlikega;
tagada veebilehe, infosüsteemide, ruumide ja ürituste turvalisuse;
ennetada pettusi ja väärkasutust;
kaitsta UOAE õigusi ja õigustatud huve;
dokumenteerida ja kajastada assotsiatsiooni avalikku tegevust;
teha avalikel üritustel üldisi foto- ja videosalvestisi;
analüüsida ja parandada organisatsiooni tegevust.
Enne õigustatud huvile tuginemist hindame töötlemise vajalikkust ning võimalikku mõju inimeste õigustele ja vabadustele. Laste andmete töötlemisel pöörame nende õiguste kaitsmisele erilist tähelepanu.

7. Pildistamine ning video- ja helisalvestamine
UOAE võib avalikel üritustel teha üldisi foto-, video- ja helisalvestisi tegevuse dokumenteerimiseks, aruandluseks ning avalikkuse teavitamiseks.

Salvestamisest teavitatakse:

ürituse kirjelduses või registreerimisvormis;
kutses;
ürituse toimumiskohas oleva teatega;
muul selgel ja arusaadaval viisil.
Inimene võib korraldajatele teatada, kui ta ei soovi salvestisele jääda. Võtame sellist vastuväidet võimaluste piires arvesse.

Lavastatud fotode, individuaalsete intervjuude, lähivõtete ning inimese kujutise kasutamise korral eraldi teavitus- või reklaammaterjalides küsime nõusolekut, kui puudub muu õiguslik alus.

Laste individuaalseks pildistamiseks ja nende kujutise avaldamiseks küsitakse lapsevanema või seadusliku esindaja nõusolekut juhul, kui see on vajalik. Pildistamisest keeldumine ei tohiks põhjendamatult piirata lapse õigust üritusel osaleda.

8. Andmete esitamise kohustus ja esitamata jätmise tagajärjed
Isikuandmete esitamine on üldjuhul vabatahtlik.

Teatud andmed võivad siiski olla vajalikud:

liikmesuse vormistamiseks;
üritusele registreerimiseks ja seal turvaliseks osalemiseks;
lepingu sõlmimiseks või täitmiseks;
annetuse tegemiseks või selle kajastamiseks;
raamatupidamis-, maksu- või muude juriidiliste kohustuste täitmiseks.
Kui vajalikke andmeid ei esitata, ei pruugi UOAE-l olla võimalik registreeringut vastu võtta, lepingut sõlmida, pöördumisele vastata või inimese osalemist vastavas tegevuses tagada.

Uudiskirjade saamiseks või vabatahtlikuks pildistamiseks antav nõusolek ei ole muude UOAE teenuste kasutamise tingimus, kui konkreetse ürituse laadist ei tulene teisiti.

9. Isikuandmete vastuvõtjad
Me ei müü isikuandmeid.

Seadusliku eesmärgi piires võidakse andmeid edastada:

veebimajutuse, tehnilise toe ja infosüsteemide pakkujatele;
e-posti, pilvesalvestuse ja uudiskirjateenuse pakkujatele;
pankadele ning makse- ja annetusteenuste pakkujatele;
raamatupidajale, audiitorile, kindlustusandjale ja õigusnõustajale;
ühiste ürituste korraldajatele ja partneritele;
transpordi-, turismi- ja teiste teenuste pakkujatele, kui see on vajalik ürituse või reisi korraldamiseks;
rahastajatele ja projektide audiitoritele aruandlusnõuete piires;
riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustele, kui seda nõuab seadus;
õiguskaitseasutustele või kohtule asjakohase õigusliku aluse olemasolul;
liikmesorganisatsioonidele, kui see on vajalik ühise tegevuse korraldamiseks.
UOAE nimel andmeid töötlevad teenuseosutajad saavad juurdepääsu ainult nendele andmetele, mida nad vajavad kindlaksmääratud ülesande täitmiseks, ning peavad tagama andmete nõuetekohase kaitse.

Mõnel juhul tegutseb andmete vastuvõtja, näiteks pank, sotsiaalmeediaplatvorm või riigiasutus, iseseisva vastutava töötlejana ning töötleb andmeid oma õiguslike kohustuste ja privaatsuspoliitika alusel.

10. Sotsiaalmeedia ja välised lingid
UOAE kasutab avalikkuse teavitamiseks ja inimestega suhtlemiseks sotsiaalmeediat ning teisi veebiplatvorme.

Kui inimene külastab meie kontot Facebookis, Instagramis, YouTube’is või muul platvormil, võib vastava platvormi haldaja töödelda tema isikuandmeid oma privaatsuspoliitika alusel.

UOAE veebileht võib sisaldada linke välistele veebilehtedele või välisteenustest lisatud sisu. UOAE ei kontrolli andmete töötlemist välistel veebilehtedel ning soovitab tutvuda nende privaatsuspoliitikaga.

11. Isikuandmete edastamine väljapoole Euroopa Majanduspiirkonda
Mõned digiteenuste pakkujad võivad säilitada või töödelda andmeid väljaspool Euroopa Liitu ja Euroopa Majanduspiirkonda.

Sellisel juhul kasutame GDPR-is ette nähtud kaitsemeetmeid, sealhulgas:

Euroopa Komisjoni kaitse piisavuse otsust;
Euroopa Komisjoni standardseid andmekaitseklausleid;
muid GDPR-i V peatükis ette nähtud õiguspäraseid kaitsemeetmeid.
Rakendatud kaitsemeetmete kohta saab lisateavet küsida aadressil info@ukraine.ee.

12. Isikuandmete säilitamise tähtajad
Säilitame isikuandmeid üksnes nii kaua, kui see on vajalik töötlemise eesmärgi saavutamiseks, juriidiliste kohustuste täitmiseks või UOAE õiguste kaitsmiseks.

Üldised säilitustähtajad:

üritustele registreerimise ja seal osalemise andmed — kuni 2 aastat pärast ürituse lõppu;
projektiandmed — projekti kestel ning rahastuslepingus, auditi tingimustes või seaduses sätestatud aja jooksul;
raamatupidamis-, makse- ja annetusdokumendid — 7 aastat alates selle majandusaasta lõpust, mil vastav tehing raamatupidamises kajastati;
liikmesusega seotud andmed — liikmesuse ajal ja kuni 3 aastat pärast liikmesuse lõppemist, kui seadus või UOAE õiguste kaitsmise vajadus ei nõua pikemat säilitamist;
protokollid, otsused ning organisatsioonilise või ajaloolise püsiväärtusega dokumendid — UOAE tegevuse ajal või kooskõlas organisatsiooni arhiveerimisreeglitega;
pöördumised, kaebused ja tööalane kirjavahetus — üldjuhul kuni 3 aastat pärast asja lahendamist;
uudiskirja saajate andmed — kuni nõusoleku tagasivõtmiseni või uudiskirjast loobumiseni;
kandidaatide andmed — kuni 1 aasta pärast valikumenetluse lõppu, kui inimene ei ole nõustunud pikema säilitamisega;
lepingud ja nendega seotud kirjavahetus — lepingu kehtivuse ajal ning kuni võimalike nõuete esitamise tähtaja lõpuni;
tehnilised turvalogid — üldjuhul kuni 12 kuud;
mittevajaliku veebianalüütika andmed — küpsiste seadetes märgitud tähtaja jooksul.
Säilitustähtaja möödumisel andmed kustutatakse, hävitatakse või anonüümitakse, välja arvatud juhul, kui õigusakt nõuab nende edasist säilitamist.

13. Isikuandmete kaitsmine
UOAE rakendab asjakohaseid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid, et kaitsta isikuandmeid:

loata juurdepääsu;
juhusliku või ebaseadusliku hävitamise;
kaotsimineku;
muutmise;
loata avalikustamise;
muu õigusvastase kasutamise eest.
Andmetele pääsevad ligi ainult juhatuse liikmed, töötajad, vabatahtlikud, teenuseosutajad või koostööpartnerid, kes vajavad vastavat teavet oma ülesannete täitmiseks.

Kaitsemeetmed võivad hõlmata juurdepääsuõiguste piiramist, paroolide ja mitmeastmelise autentimise kasutamist, varukoopiate tegemist, tarkvara ajakohastamist, konfidentsiaalsuskohustusi ning isikuandmetega töötavate inimeste juhendamist.

14. Küpsised
Veebileht ukraine.ee võib kasutada küpsiseid ja sarnaseid tehnoloogiaid.

Küpsised võivad olla:

hädavajalikud küpsised, mis tagavad veebilehe põhifunktsioonid ja turvalisuse;
funktsionaalsed küpsised, mis jätavad meelde kasutaja valitud seaded;
analüütilised küpsised, mis aitavad mõista, kuidas külastajad veebilehte kasutavad;
turundusküpsised, mida võidakse kasutada teavituskampaaniate tõhususe hindamiseks või väliste platvormide sisu kuvamiseks.
Hädavajalikke küpsiseid võib kasutada eraldi nõusolekuta. Analüütilisi, turundus- ja muid mittevajalikke küpsiseid kasutatakse ainult pärast kasutaja nõusoleku saamist.

Kasutaja saab:

nõustuda kõigi mittevajalike küpsistega;
neist keelduda;
valida eraldi küpsiste kategooriad;
oma nõusolekut igal ajal muuta või tagasi võtta.
Mittevajalikest küpsistest keeldumine ei tohi takistada veebilehe põhifunktsioonide kasutamist.

Üksikasjalik teave konkreetsete küpsiste, nende pakkujate, eesmärkide ja säilitustähtaegade kohta peab olema kättesaadav veebilehe küpsiste seadetes.

15. Andmesubjekti õigused
GDPR-i alusel on inimesel õigus:

saada kinnitust selle kohta, kas UOAE töötleb tema isikuandmeid;
saada juurdepääs oma andmetele ja nende koopia;
nõuda ebatäpsete andmete parandamist või puudulike andmete täiendamist;
nõuda andmete kustutamist, kui nende säilitamiseks ei ole enam õiguslikku alust;
nõuda töötlemise piiramist;
esitada vastuväiteid õigustatud huvil põhinevale töötlemisele;
esitada igal ajal vastuväiteid otseturundusele;
võtta varem antud nõusolek tagasi;
saada enda esitatud andmed struktureeritud ja masinloetavas vormingus ning edastada need teisele vastutavale töötlejale, kui andmete ülekandmise õigus on kohaldatav;
saada teavet andmete allika kohta, kui andmeid ei saadud otse inimeselt;
esitada kaebus järelevalveasutusele.
Õigus andmete kustutamisele ei ole absoluutne. Võime andmeid edasi säilitada, kui see on vajalik juriidilise kohustuse täitmiseks, UOAE õiguste kaitsmiseks, sõna- ja teabevabaduse õiguse teostamiseks või muul seaduses ette nähtud alusel.

16. Isikuandmetega seotud taotluse esitamine
Oma õiguste kasutamiseks palume saata taotlus aadressil:

info@ukraine.ee

Taotluses tuleks piisavalt selgelt märkida:

taotleja nimi;
taotluse sisu;
andmed või tegevus, millega taotlus on seotud;
soovitud vastuse saamise viis.
Kui meil tekib põhjendatud kahtlus taotleja isikusamasuse suhtes, võime küsida isikusamasuse kontrollimiseks täiendavat teavet. Selleks ei koguta rohkem andmeid, kui on vajalik.

Vastame põhjendamatu viivituseta ja üldjuhul ühe kuu jooksul. Keerulise taotluse korral võib tähtaega GDPR-is sätestatud tingimustel pikendada. Tähtaja pikendamisest teavitatakse taotlejat.

Taotlusi menetletakse üldjuhul tasuta. Selgelt põhjendamatu või ülemäärase korduva taotluse korral võime küsida mõistlikku tasu või keelduda taotluse täitmisest kooskõlas GDPR-i artikliga 12.

17. Automatiseeritud otsused
UOAE ei tee inimeste suhtes otsuseid, mis põhinevad üksnes automatiseeritud töötlemisel või profiilianalüüsil ning toovad kaasa õiguslikke või muid samaväärselt olulisi tagajärgi.

Kui selline töötlemine tulevikus kasutusele võetakse, ajakohastatakse käesolevat poliitikat ja inimestele antakse GDPR-is nõutud teave.

18. Õigus esitada kaebus
Kui inimene leiab, et UOAE on rikkunud tema isikuandmete kaitsega seotud õigusi, soovitame esmalt võtta meiega ühendust:

info@ukraine.ee

Inimesel on samuti õigus esitada kaebus Andmekaitse Inspektsioonile:

Andmekaitse Inspektsioon
Tatari 39
10134 Tallinn
Eesti

E-post: info@aki.ee
Telefon: +372 627 4135
Veebileht: https://www.aki.ee

Kaebuse esitamine Andmekaitse Inspektsioonile ei piira inimese õigust pöörduda kohtusse.

19. Poliitika muutmine
UOAE-l on õigus käesolevat poliitikat ajakohastada, kui muutuvad õigusaktid, organisatsiooni tegevus, kasutatavad infosüsteemid või isikuandmete töötlemise viisid.

Poliitika ajakohane versioon avaldatakse alati veebilehel ukraine.ee koos viimase uuendamise kuupäevaga.

Olulistest muudatustest teavitame veebilehel või muul asjakohasel viisil.

Ukraina Organisatsioonide Assotsiatsioon Eestis MTÜ
Registrikood: 80127690
E-post: info@ukraine.ee